Implementatie plan

 

Project-Opdrachtgever-Auteur-Datum-Versie

 

Inhoud

1. Opdracht
2. Doelstellingen
3. Huidige situatie
4. Nieuwe situatie
5. Uit te voeren activiteiten

5.1  activiteit 1

5.2  activiteit 2

6. OTAP
7. planning en kosten
8. Consequenties van de implementatie voor deo organisatie
9. Risico’s en bereidingen

 

 

1. OPDRACHT

Beschrijf hier de reden waarom de opdracht gegeven is voor het opstellen van dit implementatieplan.

 

VOORBEELD:

Paperworx is groothandel in papier. Over de hele wereld wordt papier verhandeld. Paperworx werkt met agentschappen die verantwoordelijk zijn voor een bepaalde regio in de wereld. Op dit moment is er geen centraal CRM-systeem (Customer Relation Management) waarin gewerkt wordt.

De organisatie heeft echter wel behoefte aan een centraal systeem waarin contactgegevens van klanten en verschillende verkoopkansen en dergelijke kunnen worden bijgehouden. Hiervoor word Sugar gebruikt. Ook bestaat binnen de organisatie de behoefte aan een centraal systeem waarin de waardevolle documenten kunnen worden opgeslagen en beheerd. Een DMS-systeem (Documentie Management Systeem), Hiervoor word SharePoint gebuikt.

 

 

2. DOELSTELLINGEN

Beschrijf hier de doelen waaraan de uitvoering van de implementatie dient te voldoen.

 

VOORBEELD:

Het einddoel is om ervoor te zorgen dat Paperworx twee goede management systemen krijgt om mee te werken. Het CRM-systeem moet zorgen voor een beter beeld van de omzetverwachtingen. Dit systeem moet de informatie over klanten en prospects (mogelijk toekomstige klanten) beter beheren en voorkomen dat informatie verloren gaat door een systeemcrash of een fout in het computersysteem van een van de agenten. Het DMS-systeem moet ervoor gaan zorgen dat alle juiste documenten op de juiste momenten beschikbaar zijn.

 

 

3. HUIDIGE SITUATIE

Geef hier een beschrijving van de huidige situatie

 

VOORBEELD:

Op dit moment heeft Paperworx geen centraal systeem waarop documenten of andere informatie worden opgeslagen en gedeeld. Alle medewerkers en agenten werken op hun eigen systeem en zijn hier zelf verantwoordelijk voor. Op het hoofdkantoor wordt gewerkt met een externe systeembeheerder die op afroep ondersteuning biedt en problemen oplost.

De communicatie tussen de agenten en het hoofdkantoor verloopt hoofdzakelijk per e‑mail en telefoon. Voor de e‑mail wordt gebruikgemaakt van POP-mailboxen gekoppeld aan het hostingabonnement van de website.

 Door het ontbreken van een centraal systeem voor de opslag van documenten gaat er steeds meer fout in de bedrijfsvoering. Het vinden van de juiste documenten is lastig. Dit zorgt ervoor dat regelmatig verouderde specificaties of andere niet kloppende informatie worden gecommuniceerd met de klant. Dit heeft weer tot gevolg dat er regelmatig foutieve zendingen naar klanten gaan. Dit kost veel geld en een aantal klanten is hierdoor al overgestapt naar een andere leverancier

Het ontbreken van een centraal systeem waarin het verkoop proces kan worden gemonitord,  maakt dat er nu geen duidelijk beeld van de omzet verwachting van de komende periode is. Een ander probleem is dat er regelmatig informatie over klanten en prospects (mogelijke toekomstige klanten) verloren gaat door een systeemcrash of een fout in het computersysteem van een de agenten.

 

 

4. NIEUWE SITUATIE

Beschrijf hier wat het resultaat moet zijn van de implementatie. Geef hierbij ook aan wat de toekomstige trends en ontwikkelingen zijn die invloed kunnen hebben op de nieuwe situatie.

 

VOORBEELD:

De oplossing voor Paperworx is een centraal relatiebeheersysteem (CRM) dat via het internet door zowel gebruikers op het hoofdkantoor als gebruikers van de agentschappen te gebruiken is.

Paperworx heeft meer plannen om op een aantal gebieden de ICT-ondersteuning van de agentschappen uit te breiden. Daarom is ervoor gekozen om op het hoofdkantoor van Paperworx een server te plaatsen. Door middel van virtualisatie kunnen op deze server diverse virtual machines aangemaakt worden. Voor het CRM zal een aparte virtual machine aangemaakt worden op de nieuwe server. De huidige infrastructuur op het hoofdkantoor van Paperworx is heel eenvoudig.

De oplossing voor Paperworx is een centraal document managementsysteem (DMS) dat via internet door gebruikers op het hoofdkantoor en van de agentschappen te gebruiken is. Voor het DMS zal een aparte virtuele machine aangemaakt worden op de nieuwe server. De huidige infrastructuur op het hoofdkantoor van Paperworx is heel eenvoudig. De onderstaande tekening is een systematische weergave van het netwerk.

 

 

5. UIT TE VOEREN ACTIVITEITEN

Geef een overzicht van de activiteiten die in het kader van deze implementatie uitgevoerd dienen te worden. Verdeel de grote activiteiten in de verschillende sub activiteiten. Geef duidelijk aan wat er binnen een bepaalde activiteit dient te gebeuren en geef, als het nodig is, bepaalde aandachtspunten aan. Als de start van een activiteit afhankelijks is van de afronding van een voorgaande activiteit, geef je dit ook aan.

 

VOORBEELD:

Activiteit 1

Plaatsing van een server waarop virtualisatie hosts worden gedraaid op het hoofdkantoor.

Activiteit 2

Installatie van de server met “Microsoft Server 2012”. Hierop komen de virtuele omgevingen. (Deze stap kan pas gedaan worden zodra activiteit 1 afgerond is.)

1 aparte virtuele machine voor DMS en 1 aparte virtuele machine voor CRM

Activiteit 3

Virtuele omgevingen installeren. (Deze stap kan pas gedaan worden zodra activiteit 1 afgerond is.)

Sub activiteit 3.1 OTAP (CRM)

Ontwikkelen, Testen, accepteren en productie van het CRM-systeem (zie pagina 5)

Sub activiteit 3. 1 OTAP (DMS)

Ontwikkelen, Testen, accepteren en productie van het DMS-systeem (zie pagina 5)

Activiteit 4

Het testen en eventueel bijstellen van de geplaatste systemen, virtuele host en software.

 

 

6. OTAP

Hier beschrijf je de OTAP procedure

 

VOORBEELD:

OTAP staat voor Ontwikkelen, Testen, Accepteren en Produceren.

De OTAP-procedure van het CRM-systeem gaat als volgt:

1. Ontwikkelfase van het CRM-systeem

In de ontwikkelfase wordt de CRM server opgezet en geconfigureerd

2. Testfase van het CRM-systeem

In de testfase wordt de CRM server getest en eventuele problemen worden opgelost

3. Acceptatiefase van het CRM-systeem

In de acceptatiefase wordt de CRM server voor geïntroduceerd voor het management van Paperworx

4. Acceptatie goedkeuring

De goedkeuring van de acceptatiefase wordt beslist door het management van Paperworx. Als de systemen niet voldoen aan de eisen dan gaat de CRM server weer de ontwikkelfase in.

5. Productiefase van het CRM-systeem

De CRM server wordt in productie gebracht.

 

De OTAP-procedure van het DMS-systeem gaat als volgt:

1. Ontwikkelfase van het DMS-systeem

In de ontwikkelfase wordt de DMS server opgezet en geconfigureerd

2. Testfase van het DMS-systeem

In de testfase wordt de DMS server getest en eventuele problemen worden opgelost

3. Acceptatiefase van het DMS-systeem

In de acceptatiefase wordt de DMS server voor geïntroduceerd voor het management van Paperworx

4. Acceptatie goedkeuring

De goedkeuring van de acceptatiefase wordt beslist door het management van Paperworx. Als de systemen niet voldoen aan de eisen dan gaat de DMS server weer de ontwikkelfase in.

5. Productiefase van het DMS-systeem

De DMS server wordt in productie gebracht.

 

 

7. PLANNING EN KOSTEN VOORBEELD:

(tabel)

 

 

8. CONSEQUENTIES VAN DE IMPLEMENTATIE VOOR DE ORGANISATIE

Beschrijf hier wat de invloed is van de uitvoering van het implementatietraject op de organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• Welke systemen zijn wanneer wel of niet bereikbaar?
• Vanaf wanneer dient het nieuwe systeem gebruikt te worden?

 

VOORBEELD:

Tijdens de implementatie op het hoofdkantoor zal er een kleine periode zijn dat de gebruikers omgezet moeten worden naar het nieuwe systeem en kunnen dan even niet werken.

Ook de directie laptops moeten gekoppeld worden aan het nieuwe systeem.

 

In de twee weken voor de implementatie van de agentschappen zullen de gebruikers een verbinding moeten maken naar de virtuele servers op het hoofdkantoor. Omdat de agentschappen niet allemaal tegelijk worden omgezet zijn er steeds maar een paar mensen die last hebben van de implementatie.

 

Na iedere koppeling moet de gebruiker testen of het werkt voor hem.

 

 

9. RISICO’S EN BEREIDINGEN

Geeef aan welke risico’s en bereidingen er zijn die ervoor kunnen zorgen dat de implementatie niet volgens plan kan worden uitgevoerd

 

 VOORBEELD:

(tabel)